Mein typischer Arbeitstag bei Alcedis: Prozessmanager Josias
Was sind die Aufgaben eines Prozessmanagers? Im Interview spricht Josias über seinen Alltag, wie er Prozesse bei Alcedis analysiert und optimiert und gibt Tipps, wie jeder selbst Abläufe verbessert.
Wer bist du?
Name: Josias Plock
Position: Prozessmanager
Abteilung: Stabstelle für Prozessmanagement
Start bei Alcedis: Mai 2020
Hauptaufgabenbereich: Als Prozessmanager bei Alcedis analysiere ich Prozesse, designe diese um, optimiere sie und sorge dafür, dass Abteilungen die Prozessoptimierungen auch kontinuierlich umsetzen.
Die Prozesse, die optimiert werden sollen, erreichen mich auf zwei Wegen. Zum einen bin ich eine Art Kummerkasten. Funktioniert ein Prozess nicht gut und stört die Arbeit, landet das Problem bei mir. Zum anderen biete ich für kleine Arbeitsgruppen Workshops an – ganz unabhängig davon, ob ein aktuelles Problem besteht oder nicht.
Wie sieht dein Arbeitstag aus?
Prinzipiell sieht jeder Tag anders aus und das ist das Spannende an meiner Position als Prozessmanager. Ich arbeite an vielen Projekten gleichzeitig, die sich alle unterscheiden. Dadurch variieren meine Aufgaben und mein Tagesablauf.
8:00 Uhr: Bevor ich im Büro erscheine, schaue ich während des Frühstücks meine E-Mails durch. So weiß ich schwason, mich erwartet.
9:00 Uhr: Danach setze ich mich auf mein Fahrrad und fahre ins Alcedis-Office.
Ab dann geht es los mit vielen Meetings, die sich über den ganzen Tag verteilen. Als Prozessmanager ist man wie eine Spinne – ich sitze in meinem Netz, koordiniere die verschiedenen Projekte und behalte alles im Blick. Im Moment bearbeite ich etwa zwölf Projekte parallel.
Welche Termine meinen Tag ausfüllen, ist ganz unterschiedlich und hängt von den aktuellen Projekten ab, die ich bearbeite. So gibt es etwa verschiedene Taskforces zu bestimmten Projekten, die abteilungsübergreifend zusammengestellt sind. In großen Meetings erhalte ich hier Feedback und Einblicke in die unterschiedlichen Abteilungen und kann daraus Prozessoptimierungen ableiten.
Außerdem habe ich mit manchen Teams regelmäßig kleine Kaffee-Sessions, in denen wir uns über aktuelle Projekte austauschen und regelmäßig updaten.
17:00 Uhr: Nach dem Feierabend gehe ich meistens zum Sport. Unter der Dusche, wenn mein Kopf schon ein bisschen Zeit zum Abschalten hatte, kommen mir meistens die besten Ideen.
Wie stimmst du dich mit deinem Team und anderen Abteilungen ab?
Noch habe ich kein eigenes Team, weil ich der Einzige bin, der als Prozessmanager für Alcedis tätig ist. Aber ich arbeite immer mit den Teams zusammen, die ich für einzelne Projekte gründe. So führe ich einen intensiven Austausch mit fast allen Abteilungen aus dem Unternehmen.
Ich habe die Vision, dass kontinuierliche Prozessoptimierung eines Tages in jeder Abteilung selbstständig abläuft. Denn optimierte Prozesse müssen regelmäßig überprüft werden, um die Verbesserung langfristig zu etablieren.
Was brauchst du, um gut arbeiten zu können?
Ich bin fast jeden Tag vor Ort im Office. Hier kann ich mich am besten fokussieren. Für die Aufgaben eines Prozessmanagers sind auch soziale Kompetenzen wichtig. So führen Veränderungen immer zu Widerstand - das ist menschlich und gehört dazu. Diesen überwindet nur, wer sozialkompetent ist und sich mit Personen auseinandersetzt. Vieles der Prozessoptimierung passiert auch im persönlichen Dialog.
Kreativität und Selbstinitiative prägen meinen Alltag. Ohne diese Eigenschaften wäre es schwer, die Aufgaben abzudecken, weil man nicht nach vorgefertigten Regeln oder SOPs, also Standard Operating Procedures, arbeiten kann.
Meine Kreativität kurbele ich in der Regel mit einer guten Work-Life-Balance an. Das Gehirn arbeitet an einem Projekt oder Problem unbewusst weiter, auch wenn wir uns nicht mehr aktiv damit beschäftigen, und entspannt sind. Deswegen kommen mir die besten Ideen beim Sport oder im Urlaub.
Welche Rolle spielt deine Position im Unternehmen?
Es kommt darauf an, wer mich fragt und aus welcher Richtung meine Arbeit betrachtet wird.
Käme diese Frage vom Geschäftsführer von Alcedis, würde ich antworten dass mein Beitrag dazu dient, die Wertschöpfung des Unternehmens zu erhöhen. Ich entdecke Prozesse, die nicht wertschöpfend sind, hinterfrage oder optimiere diese.
Einem Sponsor würde ich erklären, dass meine Rolle Alcedis befähigt, ihn als Kunden optimal zu betreuen.
Für die Mitarbeiter möchte ich erreichen, dass sie zunehmend von unnötigen Aufgaben befreit werden, sodass sie bestmöglich ihre Eigenschaften für das Unternehmen entfalten können.
Josias‘ Prozessoptimierungs-Tipp
Zum Ende noch ein kleiner Tipp für alle, die selbst probieren möchten, ihre eigenen Prozesse zu optimieren. Die erste Frage, die man sich immer stellen sollte: Benötige ich die Aufgabe überhaupt? Denn oft haben sich Prozesse historisch entwickelt und sind manchmal nicht mehr notwendig, um zum Erfolg zu kommen.
Text: Alcedis-Redaktion