Mein typischer Arbeitstag bei Alcedis mit Projekt Manager Jan
Viele Meetings, Anfragen von Kollegen, Unterstützung als Mentor – ein Arbeitstag von Projektmanager Jan. So sehen seine Aufgaben und sein Arbeitstag bei Alcedis aus.
Wer bist du?
Name: Jan
Position: Projektmanager, Mentor für neue Projektmanager
Start bei Alcedis: Oktober 2020
Hauptaufgabenbereich: "Beim Management von Projekten laufen bei mir alle Fäden zusammen. Daneben arbeite ich aktiv an Studien mit und betreue aktuell drei Kollegen als Mentor."
Wie sieht dein Arbeitstag aus?
"6:00 Uhr: Arbeitsstart mit einem Kaffee. Als Frühaufsteher geben mir die ruhigen Stunden am Morgen die Gelegenheit, Dinge abzuarbeiten.
Ab 8:00 Uhr: Erste Anfragen von Kollegen zu Projekten erreichen mich über unser Messenger-Tool. Ich versuche, diese schnellstmöglich zu bearbeiten. Doch das ist meistens einfacher gesagt als getan: zur Beantwortung muss ich Details oft selbst erst einmal nachschauen und raussuchen.
Ab 9:00 Uhr: Der Meeting-Marathon beginnt. Meine Tage sind oft mit vielen externen und internen Meetings gefüllt. Während dieser Termine schaffe ich es oft nicht, auf E-Mails zu antworten.
12 Uhr: Feste Mittagspause. Ich habe mir angewöhnt, in dieser Zeit nicht erreichbar zu sein, weil mich auch in der Pausenzeit oft weitere Nachrichten und Anrufe erreichen. Aber eine feste Pause ist mir wichtig. Nur wenn ich offline bin, kann ich diese einhalten. Diese Zeit verbringe ich dann, wenn ich im Home-Office arbeite, mit meinem Sohn oder gehe mit unserem Hund spazieren.
Ab 13:00 Uhr: Die wenigen Minuten, die mir vor den nächsten Meetings bleiben, nutze ich, um die Fragen, die während meiner Pause gekommen sind, zu beantworten. Danach geht es weiter mit den Meetings.
16:00 Uhr: Feierabend. Ich achte normalerweise sehr darauf, um 16 Uhr Schluss zu machen, um den Nachmittag mit meiner Familie zu verbringen. Wenn wirklich noch etwas Dringendes anstehen sollte, schalte ich das Notebook abends noch einmal an, aber das kommt nur sehr selten vor."
Wie stimmst du dich mit deinem Team und anderen Abteilungen ab?
"Für jede Studie benötigte ich auch die Unterstützung von anderen Abteilungen. Bei einem neuen Projekt wende ich mich an die verschiedenen Fachbereichsleiter und bekomme dann aus jeder Abteilung Kollegen zugeteilt, die fortan bei der Studienplanung und Durchführung mithelfen und bestimmte Prozesse eigenständig betreuen.
In der Regel benötige ich keine festen Meetings für mich und mein Team. Ich habe sehr erfahrene Kollegen, auf dich ich mich zu 100 Prozent verlassen kann. Mit den meisten stimme ich mich automatisch regelmäßig ab, wodurch ich immer auf dem aktuellen Stand bin und unterstützen kann, sobald es nötig ist.
Wenn ich allerdings merke, dass wir nicht so gut vorankommen, ich das Gefühl habe, dass es Qualitätsprobleme gibt oder etwas nicht richtig verstanden wurde, setze ich durchaus Meetings mit allen Beteiligten an, um schnell eine Lösung zu finden."
Welche Aufgaben gehören fest in deinen Alltag?
"Meine Arbeitszeit verteilt sich auf die Aufgaben als Projektmanager und Mentor. Neben den Meetings bekomme ich täglich Fragen von Kollegen oder externen Vertragspartnern, deren Beantwortungen oft einige Zeit beansprucht.
Da ich erst seit einem halben Jahr für Alcedis arbeite, muss ich noch regelmäßig in die SOPs reinschauen, um die Abläufe noch weiter zu verinnerlichen. SOP steht hierbei für „Standard Operating Procedure“ – einer Arbeitsanweisung, wie bestimmte Aufgaben zu planen und durchzuführen sind. SOPs ähneln sich zwar in der Branche immer, weil die klinische Forschung sehr starken Regularien unterliegt, aber dennoch sind die SOPs von Unternehmen zu Unternehmen immer etwas unterschiedlich, selbst wenn sie das gleiche Thema behandeln.
Neben meinen Aufgaben als Projektmanager nimmt an manchen Tagen das Mentoring Programm einen großen Teil meiner Zeit in Anspruch. Aktuell sind mir drei Kollegen zugeteilt, denen ich die Rolle des Projektmanagers näherbringe und sie in die Alcedis-Prozesse einführe. Je nach Erfahrungslevel der Kollegen kommen da teilweise mehr, teilweise weniger Fragen auf mich zu.
Bereits vor meiner Zeit bei Alcedis war ich als Projektmanager und Mentor tätig und kann so auf viel Erfahrung zurückgreifen. In meinem Bewerbungsgespräch sagte ich, dass mir diese Rolle Spaß macht, deshalb freue ich mich sehr, dass Alcedis mir bereits jetzt das Vertrauen ausspricht, diese Aufgabe auch hier zu übernehmen."
Was ist deine Position im Unternehmen?
"Bei mir laufen alle Fäden der Studie zusammen. Ich trage also die Verantwortung und sollte mich am besten mit der gesamten Studie auskennen. Trotzdem bin ich zu 100 Prozent auf mein Team angewiesen und arbeite immer eng mit allen zusammen. Durch meine Rolle als Mentor kann ich mein Wissen und meine Erfahrung weitergeben."
Du suchst neue Herausforderungen? Finde hier offene Stellenangebote und werde Teil der Alcedis-Familie!
Text: Alcedis-Redaktion